CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1
El presente Reglamento norma las actividades propias de la Dirección Administrativa y todo lo relacionado con el patrimonio y la administración de los bienes activos y pasivos de la Sociedad Venezolana de Bioanalistas Especialistas (S.V.B.E).
ARTÍCULO 2
La S.V.B.E., tendrá como mínimo tres (3) cuentas bancarias: una cuenta corriente, otra correspondiente a la revista de la S.V.B.E, y bajo custodia, una de ahorros propia del Congreso Venezolano de Bioanálisis y las Jornadas Científicas.
PARÁGRAFO ÚNICO:
Previo acuerdo en reunión de su Junta Directiva, la S.V.B.E., podrá tener una cuenta de ahorros o similar, propia de dicha Sociedad.
ARTÍCULO 3
El control de los estados financieros así como la responsabilidad del movimiento de las cuentas contempladas en el artículo anterior, corresponde a la Dirección Administrativa conjuntamente con el Presidente de la S.V.B.E. En todo caso la Dirección Administrativa contará para el desempeño de sus funciones, con el asesoramiento de un Contador Público colegiado.
PARÁGRAFO ÚNICO:
Es responsabilidad de la Dirección Administrativa mantener actualizadas las conciliaciones bancarias, para ello efectuará las gestiones pertinentes, máximo cada mes.
ARTÍCULO 4
Para cumplir lo establecido en el artículo anterior la Dirección Administrativa mantendrá actualizada la contabilidad de la S.V.B.E, de conformidad con principios contables de aceptación general y llevará como mínimo tres (3) libros oficiales de contabilidad: diario, mayor e inventarios y balances, todos sellados en Notaria Pública.
ARTÍCULO 5
Todo ingreso debe ser registrado de forma inmediata y depositado intacto, en forma total. En ningún caso se podrá disponer de parte de un ingreso y depositar el remanente.
CAPÍTULO II
DE LOS INGRESOS A CUENTAS CORRIENTES Y AHORROS
ARTÍCULO 6
Los ingresos de las cuentas provienen de:
- Las cotizaciones de los miembros de la S.V.B.E
- Cursos realizados
- Porcentaje correspondiente a superávit de Congresos, Jornadas y similares.
- Venta de publicidad para la Revista.
- Venta de Revistas.
- Donaciones por parte de particulares o instituciones públicas o privadas.
- Otros ingresos lícitos a que hubiere lugar, para incrementar las finanzas de la S.V.B.E.
PARÁGRAFO ÚNICO:
Cada ingreso deberá efectuarse en la cuenta correspondiente. En caso que se cometa un error en este sentido, la Dirección Administrativa deberá corregirlo de inmediato y asumirá las consecuencias en caso de no hacerlo.
ARTÍCULO 7
La cuenta corriente no deberá exceder, como promedio en dos meses consecutivos, al equivalente a ocho (8) sueldos mínimos para el Bioanalista I según el Gobierno Nacional o al 80% correspondiente al presupuesto en ejecución
PARÁGRAFO ÚNICO:
Cuando la situación expuesta en este artículo supere los lapsos consecutivos citados, la Junta Directiva queda autorizada para abrir una cuenta de ahorro propia de la S.V.B.E.
ARTÍCULO 8
La dirección Administrativa velará porque los ingresos a cada cuenta sólo sean depositados en entidades bancarias de reconocida solvencia.
ARTÍCULO 9
En caso de cheque devuelto, la Dirección Administrativa procurará el retiro del mismo a la brevedad posible, de inmediato iniciará gestiones para resolver el caso e informará de lo actuado sobre el particular en la más cercana reunión de Junta Directiva, así mantendrá la información hasta solventar la situación y sino pudiera resolverla, explicará las causas y éstas deberán ser incluidas en su informe del lapso o período.
CAPÍTULO III
DE LA MOVILIZACIÓN DE LAS CUENTAS CORRIENTES
ARTÍCULO 10
Para agilizar la movilidad de las cuentas bancarias, al inicio de gestión de una nueva Junta Directiva, el cambio de firmas debe realizarse en un lapso no mayor de los diez (10) días hábiles siguientes a la toma de posesión.
ARTÍCULO 11
Toda emisión de cheque deberá contar con debido registro en la chequera de: fecha, monto y causa de la emisión.
ARTÍCULO 12
Para movilizar las cuentas de la S.V.B.E, y aquellas bajo su custodia, se requerirán dos (2) firmas, para lo cual se registraran las firmas del Presidnete, Director Administrativo y Director General.
PARÁGRAFO ÚNICO:
Cuando, por donaciones especiales por parte de instituciones tales como CONICIT haya que someterse a reglamentaciones propias de estos Organismos, se abrirá cuenta aparte cuya movilización se hará según los reglamentos propios del Organismo en cuestión y por escrito, se informará de lo actuado a la Junta Directiva, de manera directa o por intermedio del Director Administrativo. Este informe se anexará al de finanzas. En todo caso, se tratará que una de las firmas registradas y necesarias para movilizar esta nueva cuenta sea la del Presidente o Director de Administración de la S.V.B.E.
ARTÍCULO 13
Todo cheque u orden de pago deberá estar firmado por el Presidente y Director Administrativo de la Junta Directiva de la S.V.B.E. En defecto de alguno de los anteriores, por el Director General. En caso de la revista de la S.V.B.E, por el Presidente (a) o el Director Administrativo y el Director de edición, quien siempre deberá ser Miembro de la S.V.B.E.
ARTÍCULO 14
Cualquier erogación con monto igual o superior al sueldo mínimo fijado para el Bioanalista I por el Gobierno Nacional, deberá ser considerada ya probada en reunión de Junta Directiva. Lo aprobado y su motivación, se hará constar en el acta de dicha reunión.
ARTÍCULO 15
Todo pago debe estar amparado por un recibo o soporte original, preferiblemente a nombre de la Sociedad Venezolana de Bioanalistas Especialistas, haciéndose mención de: cancelado, monto, fecha y número de cheque, si fuese utilizado este medio de pago.
ARTÍCULO 16
Para la emisión previa de cheque destinado a pago de viáticos y otros conceptos, las solicitudes deben cumplir los siguientes requisitos:
- Llenar los formatos elaborados, a tal fin, Por la Dirección Administrativa.
- Asentar en dicha solicitud: Motivo para el cual es requerido el cheque, cargo ocupado en la Directiva, lugar y fecha de la actividad que genera el pago.
PARÁGRAFO UNO:
Cumplida la diligencia o gestión que fundamente la erogación, deben entregarse, por parte del responsable, las facturas o soportes correspondientes, mediante relación escrita.
PARÁGRAFO DOS:
En caso de consumo parcial de la erogación asignada, debe reintegrarse la diferencia al momento de presentar las facturas.
CAPÍTULO IV
DE LAS CUENTAS DE AHORRO
ARTÍCULO 17
La apertura de una cuenta de ahorros propia de la S.V.B.E, deberá ser aprobada en reunión de Junta Directiva y en todo caso su movilización deberá cumplir con lo establecido en los artículos 10, 13, 14, 15 y 16 del presente Reglamento.
ARTÍCULO 18
Las cuentas propias del Congreso Venezolano de Bioanálisis y de la revista Acta Científica de la S.V.B.E, sólo pueden ser movilizadas para cubrir gastos generados por el fin para el cual fueros creadas. De la cuenta del Congreso sólo se efectuaran retiros mediante cheque de gerencia a nombre de instituciones y en ningún caso a persona natural. Los intereses que pudieran generar dichas cuentas se abonarán a ellas y sólo se movilizarán según lo establecido en este Reglamento.
ARTÍCULO 19
La movilización de la cuenta del Congreso Venezolano de Bioanálisis siempre debe ser motivo de consideración en reunión de Junta Directiva de la S.V.B.E, lo acordado, monto y causa de dicha movilización deberá constar en acta y ser incluido en el informe de la Dirección Administrativa.
CAPÍTULO V
CAJA CHICA
ARTÍCULO 20
La Dirección de Administración tendrá, bajo su responsabilidad, una caja chica, para el pago de gastos y mantenimiento menores. El monto de la citada caja, podrá ser igual o menor al duplicado del salario mínimo establecido por el Gobierno Nacional para los trabajadores en general.
PARÁGRAFO UNO:
Todo movimiento de la caja chica debe ser asentado en un libro llevado al efecto o presentado en relación fechada y procesada mediante máquina de escribir o computadora y estar amparado por la factura o soporte correspondiente.
PARÁGRAFO DOS:
La caja chica puede estar bajo la responsabilidad del Presidente (a), o Dirección General, si así lo acordase la Junta Directiva en reunión ordinaria, siempre la relación de ingresos y egresos será entregada a la Dirección Administrativa según lo establecido en este Reglamento.
ARTÍCULO 21
Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, la Dirección de Administración hará en arqueo de la caja chica, repondrá el monto egresado para alcanzar el fondo base, dispondrá el pago de las facturas pendientes y registrará los gastos efectuados, dentro del control general de las finanzas de la S.V.B.E. El arqueo al cual se refiere este artículo puede realizarse antes del lapso previsto, en caso que exista la posibilidad de gastos que pudieran superar el fondo base, por cuanto éste, bajo ninguna circunstancia, debe ser sobrepasado por los egresos.
CAPÍTULO VI
DE LOS PAGOS A EMPLEADOS DE LA S.V.B.E.
ARTÍCULO 22
La Junta Directiva de la S.V.B.E, como parte de sus atribuciones, puede contratar el personal requerido para el mejor funcionamiento de la Institución, en este caso lo hará mediante contrato escrito cuando se trate de empleados fijos, caso de no hacerlo regirá para ellos sólo lo establecido en la Ley Orgánica del Trabajo y lo contemplado en el presente Reglamento. En cuanto a pagos se refiere: éstos se harán los días 15 y últimos de cada mes, si son hábiles, en caso contrario, el día hábil inmediatamente anterior al vencimiento de la quincena.
ARTÍCULO 23
Los pagos correspondientes a vacaciones se harán por adelantado al inicio de la misma. Los derivados por concepto de aguinaldo u otros pertinentes fijados por el Ejecutivo Nacional se efectuarán según lo señalado por dicho Ejecutivo.
ARTÍCULO 24
No se harán préstamos personales a ningún empleado, y en caso que se reciba la solicitud de alguno, sólo se podrá adelantar parte de las prestaciones del empleado en cuestión. Este adelanto será hasta del ochenta por ciento 80% de lo acumulado para el momento del préstamo, según la Ley Orgánica del Trabajo vigente.
ARTÍCULO 25
Los pagos a empleados fijos se harán mediante cheque o en efectivo proveniente de caja chica.
CAPÍTULO VII
DE LOS INGRESOS Y EGRESOS POR CONGRESO, JORNADAS CURSOS Y REVISTA
ARTÍCULO 26
Cada Comité Organizador de Congreso o Jornadas bajo responsabilidad de la S.V.B.E, debe utilizar libro de contabilidad sellado a través de Notaría Pública o Juzgado de la República. En dicho libro se llevará un control efectivo de los recursos recibidos y utilizados, así como también el registro de las donaciones recibidas tanto en dinero efectivo como en especies (artículos de oficina, equipos, etc)
ARTÍCULO 27
La erogación inicial para la realización del Congreso o Jornadas, se hará en calidad de préstamo y mediante cheque a nombre de Evento o del Comité Organizador del mismo, después que la Junta Directiva de la S.V.B.E, haya recibido notificación escrita de la constitución e instalación de dicho Comité Organizador.
ARTÍCULO 28
Cada Comité Organizador de Congreso o Jornadas, debe abrir una cuenta corriente a nombre del evento que organiza y sólo en dicha cuenta deben ser depositados los ingresos propios del mismo. (inscripción, exposición comercial, etc).
PARÁGRAFO ÚNICO:
Cuando por alguna circunstancia imprevista se haga un ingreso propio de Congreso o Jornadas, en cuentas propias de la S.V.B.E, el error deberá ser corregido a la brevedad posible y dejar constancia en acta, de lo actuado por parte de la Dirección de Administración.
ARTÍCULO 29
El termino de cada Congreso o Jornadas, el Comité Organizador del mismo hará entrega de un informe financiero según los Reglamentos pertinentes y lo normado en el presente. En dicho informe se harán constar de manera clara las cuentas pendientes por cobrar o pagar y de manera muy explicita: la disponibilidad destinada a los pagos y forma acordada para recabar las deudas. La entrega final de las finanzas del Evento debe estar avalada por la certificación de un Contador Público. En todo caso el Comité Organizador agotará esfuerzos para no dejar pagos o deudas pendientes.
ARTÍCULO 30
La Dirección de Administración al finalizar cualquier Congreso o Jornadas Científicas, sólo recibirá los cheques correspondientes al superávit, por los montos precisos, en forma separada, según los porcentajes establecidos en el Reglamento pertinente, tanto para el Congreso como para la S.V.B.E. De inmediato hará el ingreso de lo recibido a la cuenta de cada Organismo en forma independiente.
ARTÍCULO 31
Bajo ninguna circunstancia la Junta Directiva en general ni la Dirección de Administración en particular, recibirá superávit global del Congreso o Jornadas para encargarse de su distribución.
ARTÍCULO 32
El Comité Organizador de cada Congreso o Jornadas, al entregar su informe final reflejará como superávit del evento, sólo el dinero que haya en caja, luego de restar la (s) deuda (s) pendiente (s) por pagar. Cualquier cantidad por cobrar se sumará al superávit después de hacerla efectiva y este se incluirá en el informe de gestión de la Dirección Administrativa, para establecer en forma clara el superávit real del evento.
ARTÍCULO 33
Los ingresos concerniente a cursos efectuados por la S.V.B.E, deben ser depositados en su totalidad en cuentas propias de la S.V.B.E. Para cubrir los gastos de dicha actividad se puede hacer egresos estimados según el Reglamento correspondiente a cursos.
ARTÍCULO 34
El Director encargado de la edición de la revista debe llevar un libro de contabilidad en el cual registre de manera clara los ingresos y egresos propios de este renglón. De igual manera llevar un inventario de la existencia de la revista, según número y fecha de publicación, esto deberá incluirlo en su informe y dar cuenta de ello a la Dirección Administrativa quien puede ser su vocero ante la Junta Directiva de la S.V.B.E.
ARTÍCULO 35
El Director encargado de la edición de la revista debe incluir en su informe anual un análisis de costos y margen posible de ganancias de cada publicación y estará obligado a presentar informe parcial de su gestión, cada vez que le sea requerido por la Junta Directiva de la S.V.B.E.
CAPÍTULO VIII
DEL CONTROL DEL ACTIVO FIJO
ARTÍCULO 36
La Dirección de Administración debe mantener abierta y actualizada una carpeta para el control del activo fijo.
ARTÍCULO 37
El movimiento del activo debe mantenerse al día en cuanto a ubicación, desincorporación o préstamo.
ARTÍCULO 38
En caso de préstamo de algún componente del activo fijo, la solicitud deberá ser hecha por escrito y en la misma especificar quien se hace responsable de la devolución en condiciones similares a las cuales recibe el artículo en cuestión, salvo que se trate de mejoras. En dicha solicitud debe especificar el lapso del préstamo, nombre legible, teléfono y dirección del responsable y quien pagará el activo en caso de pérdida o daño irreparable. De igual manera, en la misma debe constar nombre claro y firma de quien autoriza el préstamo, así como también fecha del inicio del citado préstamo.
ARTÍCULO 39
En el informe correspondiente a final de gestión de toda Junta Directiva, la Dirección de Administración debe anexar un informe del activo fijo existente, desincorporaciones y observaciones de lo que se halle fuera de uso por obsolescencia u otra causa.
CAPÍTULO IX
INFORME DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
ARTÍCULO 40
La Dirección de Administración deberá presentar los informes que se enumeran a continuación y cualquier otro, cada vez que le sea solicitado por una Asamblea de la S.V.B.E, Junta Directiva o Presidente de la misma.
- En reunión de Junta Directiva de la S.V.B.E, presentara mensualmente
1.1.- Informe escrito del monto y concepto de ingresos correspondiente al mes inmediato anterior.
1.2.- Informe del total de egresos de las cuentas bancarias.
1.3.- Informe del movimiento de la caja chica.
1.4.- Informe del pago de cuotas por parte de los miembros y gestión de cobro efectuada.
1.5.- Balance de las cuentas bajo su custodia: Congreso, revistas, etc. - Anualmente, como parte de la memoria y cuenta de la Junta Directiva de la S.V.B.E, presentará informe y balance de su gestión, según lo establecido en el estatuto y reglamentos pertinentes.
PARÁGRAFO UNO:
En el informe anual, se deberá incorporar en los estados financieros las cuentas por cobrar a cada miembro, estableciendo su contrapartida como ingresos deferidos. Cuando se haga efectivo el cobro se hará el ajuste con traspaso a ingresos reales.
PARÁGRAFO DOS:
Todo informe presentado por la Dirección de Administración, como parte de la memoria y cuenta de la Junta Directiva de la S.V.B.E, deberá ser motivo de estudio por medio de una Comisión designada al efecto en Asamblea de la S.V.B.E, Consejo Nacional o Convención, según sea el caso de la considerada. Esta comisión presentará sus recomendaciones para aprobación o improbación en la reunión prevista, según lo aprobado en la Asamblea donde fue designada o según el reglamento correspondiente, si se trata de Consejo o Convención Nacional. La comisión de estudio a presentar sus conclusiones en Convención, deberá recibir el informe señalado en este artículo, 30 días calendario antes de la fecha fijada para la Convención Nacional y a la misma, será llevado un informe complementario con la relación de ingresos y egresos, hasta el último día del mes inmediato anterior a la citada Convención.
CAPÍTULO X
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 41
Al inicio de cada lapso del período de gestión, la Dirección de Administración presentará un presupuesto estimado para el citado lapso. Así como un plan de trabajo para obtención de recursos.
ARTÍCULO 42
La Dirección de Administración velará por la continuidad administrativa entre el período de una y otra Junta Directiva, para erradicar el criterio que al final de cada gestión de Junta Directiva termina el proceso económico de la S.V.B.E, por cuanto la vida institucional de la misma es ilimitada.
ARTÍCULO 43
Toda inversión que pudiera comprometer el patrimonio mueble o inmueble de la S.V.B.E, debe ser autorizada por Asamblea de la S.V.B.E.
ARTÍCULO 44
Las finanzas de la S.V.B.E, no serán utilizadas, en ningún caso, para dar ayuda a particulares o instituciones, mediante compra de boletos para rifas u otros similares, de igual manera, bajo ninguna circunstancia se podrá efectuar préstamos o donaciones a personas naturales o jurídicas, salvo que se trate de préstamos a Congresos o Jornadas, según el Reglamento correspondiente.
ARTÍCULO 45
El presente Reglamento sólo será modificado en la asamblea de la S.V.B.E, a petición de la Junta Directiva de esta Sociedad, petición personal justificada de la Dirección de Administración o por lo menos el 60% de los miembros solventes de dicha Sociedad.
ARTÍCULO 46
El presente Reglamento deroga cualquier norma que colida con su contenido y lo no previsto en el mismo será resuelto por la Junta Directiva de la S.V.B.E, en reunión ordinaria o extraordinaria.
ARTÍCULO 47
El presente Reglamento fue aprobado en a los doce (12) días del mes de octubre del 2000, Asamblea anual de la S.V.B.E, realizada en Caracas y entrará en vigencia de inmediato.
Ejecútese y publíquese.
Licenciadas
Josefina Guariguata
Presidenta
Berta E. Di Biagio
Directora de Administración
